Toute demande d'engagement (poste vacant ou nouveau poste) doit faire l'objet d'une demande écrite adressée par la voie de service à la rectrice. 

A réception de la demande d'engagement et suite à la validation, le service des ressources humaines entame la procédure de recrutement. Une fois le processus terminé, il prépare un engagement à titre provisoire signé par la cheffe du service des ressources humaines et le/la collaborateur/trice.

Tout le personnel administratif, technique et bibliothécaire est engagé :

En statut provisoire :

• Durant une période de 24 mois (le traitement initial n'est pas modifié durant l'engagement provisoire)
• Le service des ressources humaines remet un formulaire au responsable pour faire la demande de nomination

Nomination :

• Lors de la nomination, le traitement initial est augmenté de deux échelons

Cahier des charges :

Veuillez télécharger le formulaire de cahier des charges, le compléter et le transmettre au SRH.

Rappel des règles générales

Pour tout nouvel engagement avec un contrat de travail de droit privé :

1. A chaque nouvel engagement, nous vous suggérons de toujours télécharger les contrats de travail de droit privé du site internet du Service des ressources humaines (SRH).
2. Il est strictement interdit d'effectuer des contrats avec une entrée en fonction rétroactive. Tout contrat rétroactif est renvoyé non-ratifié pour correction de la date d'entrée en fonction.
3. Les contrats de droit privé doivent parvenir au SRH au minimum un mois avant l'entrée en fonction de l'employé, sinon le contrat ne sera pas ratifié et renvoyé pour correction de la date d'entrée en fonction. 
4. Le contrat doit être daté et signé par le responsable du fonds de tiers et par l'employé avant d'être renvoyé au SRH.
5. Les contrats doivent être envoyés avec la fiche de renseignement de l'employé, dûment remplie.
6. Il n'est pas autorisé de faire des contrats de droit privé avec une durée déterminée de plus de 6 mois. Si vous avez un projet avec une date de validité, par exemple jusqu'au 31 décembre 2010, il faut cocher la case "durée indéterminée" (art. 3) et ajouter dans la clause particulière (art. 13) :"Ce contrat porte effet au maximum jusqu'au 31 décembre 2010).
7. Le salaire indiqué sous la rubrique art. 4 doit être au prorata du taux d'activité du collaborateur. Exemple : pour un salaire de CHF 100'000 annuel à 100%, si le salarié travaille à 75% il faut indiquer  le montant annuel au prorata du taux d'activité de 75%. Le salaire indiqué dans le contrat de travail sera donc de CHF 75'000.
8. L'octroi d'une allocation complémentaire pour enfant par le FNS ne se fait que si vous en avez fait la demande spéciale au préalable. Dans ce cas, il faut remplir l'art. correspondant à l'octroi de l'allocation complémentaire.

Pour tout engagement il est nécessaire de fournir au Service des ressources humaines :

• un contrat de droit privé
• une fiche de renseignements de l'employé-e
• une copie du permis de séjour (personnes étrangères)
• une fiche personnelle d'imposition à la source (personnes étrangères)
• une demande d'allocations familiales et  de naissance (si nécessaire)
• une demande d'allocations complémentaires (si nécessaires)

Le règlement concernant le personnel engagé par contrat de travail de droit privé financé par des fonds de tiers est utilisé pour la validation dudit contrat.

A réception du contrat, le Service des ressources humaines vérifie :

1. la bonne application des barèmes (à +/-20%)
2. le cumul des activités au sein de l'Université (ne dépasse pas 100%)
3. la conformité des données du futur collaborateur

Si le présent contrat ne répond pas aux conditions du règlement susmentionné, le responsable du fonds de tiers sera contacté. Le service des fonds de tiers procèdera alors aux vérifications budgétaires ad hoc. A la fin de la procédure de vérification, la responsable RH valide l'engagement. Le Service des ressources humaines, retourne un exemplaire signé au collaborateur et une copie au responsable du fonds de tiers.

L'affiliation à la caisse de pensions se fait par le Service des ressources humaines

Après 18 mois d'activité

Le Service des ressources humaines demande au responsable si une nomination anticipée est souhaitée. Cette démarche est entreprise automatiquement par le Service des ressources humaines, par le biais d'un formulaire de demande de nomination anticipée.

• Si l'anticipation est approuvée par le responsable (avec ou sans promotion d'un échelon supplémentaire), le service des ressources humaines procède à l'établissement de l'arrêté de nomination et aux modifications salariales y relatives.
• Si l'anticipation est refusée par le responsable, le service des ressources humaines prend contact avec ce dernier pour un entretien, afin de rendre attentif au fait qu'une nomination après 24 mois est automatique.

Nomination :

• Lors de la nomination, le traitement initial est augmenté de deux échelons
• Une promotion d'un échelon supplémentaire peut être accordée à cette occasion par le responsable

Augmentation annuelle :

Art. 19 du Règlement concernant les traitements de la fonction publique (RTFP)

• Le traitement des fonctionnaires nommé-es est augmenté d'un échelon par année jusqu'au troisième quartile de la rémunération prévue pour la fonction
• L'augmentation intervient à la fin de l'année civile. Si les rapports de service ont commencé en cours d'année, le droit à l'augmentation n'est reconnu qu'aux fonctionnaires entré-es en fonction avant le 1er juillet
• Lorsque le ou la fonctionnaire est absente plus de 120 jours ouvrables durant l'année de référence, sont traitement n'est pas augmenté.

Pour toute demande de modification de contrat (augmentation ou diminution du taux d'activité) la demande doit être faite auprès du responsable, à l'aide du formulaire de "Avenant/fiche de mutation". Votre demande sera ensuite visée par votre responsable et transmise à notre service.

Après 24 mois d'activité

Le Service des ressources humaines propose au responsable la nomination du/de la collaborateur/trice. Cette démarche est entreprise automatiquement par le Service des ressources humaines, par le biais d'un formulaire.

Nomination :

• Lors de la nomination, le traitement initial est augmenté de deux échelons

Augmentation annuelle :

Art. 19 du Règlement concernant les traitements de la fonction publique (RTFP)

• Le traitement des fonctionnaires nommé-es est augmenté d'un échelon par année.
• L'augmentation intervient à la fin de l'année civile. Si les rapports de service ont commencé en cours d'année, le droit à l'augmentation n'est reconnu qu'aux fonctionnaires entré-es en fonction avant le 1er juillet
• Lorsque le ou la fonctionnaire est absente plus de 120 jours ouvrables durant l'année de référence, sont traitement n'est pas augmenté.

Pour toute demande de modification de contrat (augmentation ou diminution du taux d'activité) la demande doit être faite auprès du responsable, à l'aide du formulaire de "Avenant/fiche de mutation". Votre demande sera ensuite visée par votre responsable et transmise à notre service.

Pour toute modification de contrat, nous vous remercions de nous remettre le formulaire "Avenant/fiche de mutation".

Les titulaires de fonctions publiques sont mis d'office à la retraite à la fin du mois au cours duquel ils atteignent l'âge fixé par la loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS).

L'âge de la retraite est à

• 65 ans pour les hommes
• 64 ans pour les femmes

Pour autant que la situation du marché de l'emploi ne s'y oppose pas, selon l'appréciation du recteur (autorité de nomination), et dans la mesure où elles font ajourner le versement de leur rente de vieillesse, les femmes sont admises à poursuivre leur activité jusqu'à la fin du mois au cours duquel elles atteignent l'âge de 65 ans.

En cas de démission ou de départ anticipé à la retraite, les titulaires de fonctions publiques avertissent par écrit l'autorité qui les a nommés trois mois à l'avance pour la fin d'un mois.

Le Service de ressources humaines effectue les démarches nécessaires auprès de la caisse de pensions. Pour la caisse de compensation (http://www.avs-ai.info) vous devez effectuer les démarches personnellement, environ trois à quatre mois avant la naissance du droit à la rente.

Le contrat de travail de durée indéterminée

Les délais légaux s'appliquent si rien n'a été prévu par écrit à ce sujet par contrat individuel. Les délais légaux sont les suivants:

• après le temps d'essai et jusqu'à la fin de la 1ère année de service (soit la fin du 12ème mois suivant l'entrée en service): un mois pour la fin d'un mois
• de la 2ème à la 9ème année de service (y compris): deux mois pour la fin d'un mois
• dès la 10ème année de service (y compris): trois mois pour la fin d'un mois. CO 335c/1.

Le moment qui détermine la durée du délai de congé est celui où le congé est reçu et non celui où le contrat prend fin.

Le contrat de travail de durée déterminée

Le contrat de travail de durée déterminée prend fin à l'expiration du temps prévu sans qu'il soit nécessaire de donner le congé, sauf accord contraire. CO 334/1.

Si, après l'expiration de la période convenue, le contrat de durée déterminée est reconduit tacitement, il est réputé continuer pour une durée indéterminée. CO 334/2.

Certificat de travail

Confirmée par l'article 362 CO, l'obligation de délivrer un certificat de travail revêt un caractère impératif. Pour le travail, il s'agit d'un droit absolu qui ne souffre d'aucune exception ni condition, pas plus liée à la nature qu'à la forme de la relation de travail (emploi subalterne, à temps partiel, de courte durée,...).